Luettelointiohjeesta muistipalatsiksi

Taannoisen sunnuntain Hesarin (HS 3.8.2014) pääkirjoituksessa kerrotaan Viron onnistumisista sähköisten palveluiden kehityksessä: 

”Viron menestystarinan ydin on X-road, kansallinen palveluväylä. Se tarkoittaa mallia, jolla tieto säilytetään, siirretään ja käytetään verkossa. Ajatuksena on, että kaikki tehdään vain kertaalleen. …kutakin palvelua varten tiedot kerätään sieltä, missä ne ovat ajan tasalla. … Voisiko Suomi ottaa oppia Virosta? Kyllä voi. Osittain kyse on teknisistä ratkaisuista, osittain johdonmukaisten pelisääntöjen merkityksen ymmärtämisestä.”

Pääkirjoituksessa puhutaan laajasti sähköisistä palveluista, terveydenhuollosta ja niin edespäin. Mutta kavennetaanpa katsantoa museosektoriin, etenkin kokoelmahallintaan, ja pohditaan sähköisiä välineitämme. Viron museoiden tilanteesta en vielä tiedä paljoakaan, mutta Suomen kentän tunnen hyvin valtakunnallisen Museo 2015 -hankkeen vetäjänä ja ICOM Suomen komitean puheenjohtajana.

Otsikossa mainittu Museoiden luettelointiohje on hankkeemme alkuvuodesta julkaisema järjestelmäriippumaton suositus, jolla museoita ohjataan tuottamaan yhdenmukaista, osittain standardisoitua luettelointitietoa, joka siirtyy sujuvasti järjestelmästä toiseen ja aukeaa yleisölle julkisten portaalien kautta. Muistipalatsi taas viittaa muistamismetodiin, jossa asioita painetaan mieleen yhdistelemällä niitä fyysisiin mielikuviin, joita sijoitellaan ajatuksissa johonkin tuttuun paikkaan, esimerkiksi kotitalon huoneisiin ja komeroihin.

Muistipalatsi on muistamismetodi,
jossa asioita painetaan mieleen yhdistelemällä
niitä fyysisiin mielikuviin tutusta paikasta.

Jokaisella ihmisellä on omat muistamisen tekniikkansa. Toinen hallitsee muistipalatsitekniikan toisen joutuessa jatkuvasti turvautumaan muistilappuihin. Joku dokumentoi kaiken, toinen ei mitään. Hyvä näin. 

Mutta muistiorganisaatioiden kannattaa kehittää yhteiset pelisäännöt ja yhteen pelaavat järjestelmät. Toki museot, arkistot ja kirjastot ovat organisoituneet yhdessä ja erikseen alan alkuhämäristä alkaen, mutta tietokoneistuminen ja kokoelmien digitalisoituminen muutti tilannetta siirtäen kokoelmahallinnan sähköiseen muotoon. 

Alkoi muodostua sähköisiä arkistoja ja kokoelmia, jotka ensi alkuun olivat kuin kaukaiset mantereet McNeilin isän ja pojan Verkottunut ihmiskunta -kirjan alkupuoliskolla — eivät missään yhteyksissä keskenään ja tuskin edes tietoisia toisistaan. Etäiset saarekkeet kehittyivät erillään omien tarpeidensa mukaisesti. 

Lopulta maailma yhtenäistyi ja saarekkeiden oli löydettävä keinot kommunikoida toistensa kanssa. Vääjäämättä mentiin siihen, että tarvittiin yhteisiä pelisääntöjä ja lopulta yhteensopivia järjestelmiä. Paralleeli kokoelmahallinnan kehitykseen: ensin jokaisella museolla oli oma järjestelmän sä, josta nyt mennään kohti yhtenäisyyttä, yhteistoimivuutta, avoimuutta ja yhteisiä sääntöjä.

Kehitys on kehittynyt tässä jo jonkin aikaa; erilaisia tietovarantoja ja järjestelmiä on lukuisia mutta ne kommunikoivat jo keskenään. Tietoa kertyy, säilyy ja siirtyy. Rakenteilla on muistiorganisaatioiden yhteinen muistipalatsi.

Minkälainen palatsi tässä on tekeillä? 

Sitä miettii ylemmällä tasolla Kansallinen digitaalinen kirjasto koostaessaan kokonaisarkkitehtuuria, jonka yksi osa on hankkeemme vastuulla oleva museoiden kokoelmahallinnan kokonaisarkkitehtuuri. Näissä selvitetään kattavasti, minkälaisia tietovarantoja meillä on, kuinka niitä hallinnoidaan ja miten ne saadaan pelaamaan yhteen. Kokonaisarkkitehtuuria miettimällä on mahdollista organisoida sellainen muistipalatsi, josta tieto säilyy järjestyksessä ja josta sitä on helppo noutaa.

Palatsiin rakentuu loputtomasti huoneita ja komeroita, joihin meillä kaikilla on pääsy. Kun suunnittelemme oikein, tekniikka kyllä huolehtii siitä, että yhdenkään huoneen tai komeron sijainti ei pääse unohtumaan. Tekniikka ja it-ihmiset hoitavat myös sen, että yleisölle palatsi aukeaa vain niiltä osin kun me itse haluamme. Entä sisältö, palatsin syövereistä löytyvä tieto? Onko se laadukasta ja löydettävissä? Ei kai mitään huku palatsin käytäville? Eihän vain mikään komero jää takalukkoon?

Kokonaisuuden toiminnan kannalta on olennaista, että tieto on oikeassa muodossa. Kun kaikki kirjaavat samojen sääntöjen mukaan, tieto asettuu oikealle paikalleen ja on sieltä on aina löydettävissä ja siirrettävissä. Virheellinen tai puutteellinen kirjaus tarkoittaa vaikeuksia palatsissa navigointiin ja johtaa monikertaistuvaan työmäärään luetteloijan joutuessa täyttämään saman tiedon useaan kertaan — sen saman tiedon, minkä itse tai joku muu on kirjannut jo lukuisia kertoja toisaalle.

Loppuun vähän visiota Viron esimerkin innoittamana: Eikö olisi hienoa, jos luetteloitavanasi olevan esineen tiedoista suuri osa tulisi valmiina jostain muualta; sieltä missä kyseiset tiedot on jo luetteloitu ja sieltä, missä esineeseen liittyvien toimijoiden ja tapahtumien tiedot on jo kirjattu?

 Kutakin luettelointitoimintoa varten tiedot kerätään sieltä, missä ne ovat ajan tasalla, olivat ne sitten hierarkioiden ylemmillä tasoilla tai jossain aivan muualla yhteisten tietokantojen muodossa. Tätä kohti mennään, kunhan vain järjestelmät toimivat ja tiedot kirjataan oikein. Kirjastopuolella tässä ollaan jo pitkällä.

Museoiden luettelointiohje! Siinä on niitä yhteisiä pelisääntöjä kokoelmahallintaan. Lukekaa sitä, noudattakaa sitä. Me olemme tehneet valtavasti työtä selvittääksemme niitä lukuisia standardinmukaisia ja tylsiä luettelointiperiaatteita, joita niin usein ei oikein jaksa pohtia. Ohjeesta selviää kuinka niitä tietoja syötetään, jotta mitään ei huku palatsin syövereihin. 

Teidän, muistipalatsin sisällöntuottajien, kannattaa käyttää osaamistanne ja energiaanne tiedon ja tarinoiden liittämiseen kohdetietoihin, koska ilman niitä esineet ovat varsin mykkiä eikä niillä ole museoarvoa.

Eero Ehanti

Kirjoittaja on Museo 2015 -hankkeen projektipäällikkö

Museo 2015 -hanke järjestää yhteistyössä Museoliiton kanssa vuoden 2014 aikana koulutuksia, joissa opastetaan uuden Museoiden luettelointiohjeen käyttöönotossa.

 Koulutus koostuu luento-osuudesta sekä verkkoympäristössä tehtävistä käytännön harjoituksista, joissa käytetään ohjetta erilaisten objektien luettelointiin. Koulutuksen tavoitteena on perehdyttää osallistujat Museoiden luettelointiohjeeseen niin, että osallistujat voivat koulutuksen jälkeen käyttää ohjetta luetteloinnin apuna itsenäisesti. Kouluttajana on Leena Furu, joka on toiminut puheenjohtajana Museo 2015 -hankkeen luettelointityöryhmässä ja vastannut Museoiden luettelointiohjeen laatimisesta. 

Tutustu Luettelointiohjeen koulutuskiertueen aikatauluun.