Miksi kaiken luetteloinnin pitäisi olla näin pedanttia?

"Neljän miljoonan esineen luettelointivajetta ei voi purkaa kuin reippaalla pikadigitoinnilla ja poistoilla", kirjoittaa Työväenmuseo Werstaan johtaja Kalle Kallio.

Museo 2015 -hanke julkaisi uudet
luettelointiohjeet helmikuun lopussa. 

Museokokoelmien luettelointi on monissa suomalaisissa museoissa varsinainen pullonkaula. Vuoden 2012 Museotilaston mukaan kulttuurihistoriallisista esineistä reilu kolmannes oli luetteloitu sähköiseen kokoelmanhallintajärjestelmään ja valokuvista joka kahdeksas. Digitaalinen kuva oli vielä harvemmasta. 

Asiakkaat edellyttävät sähköisiä kokoelmatietoja eivätkä museot aina itsekään löydä luetteloimattomia aineistojaan. Valtiokin on panostanut kokoelmien digitointiin erillismäärärahoin, jotta luettelointivajetta saataisiin kurottua umpeen.

Museotilastojen perusteella on voinut seurata sähköisen luetteloinnin ja digitoinnin etenemistä jo viiden vuoden ajan. Vertaamalla vuosien 2007 ja 2012 Museotilastoja huomaa, että museot ovat luetteloineet viidessä vuodessa noin 800 000 esineen ja yli miljoonan valokuvan tiedot. 

Luvut tuntuvat suurilta, mutta museoiden kokoelmat ovat kasvaneet vielä enemmän: 1,2 miljoonalla esineellä ja 3,6 miljoonalla valokuvalla. Museoalan luettelointivaje on kasvanut vuosittain noin 80 000 esineellä ja puolella miljoonalla valokuvalla. Museoilla on siis enemmän tekemätöntä luettelointityötä edessä kuin oli vielä vuonna 2007.

Näinhän tässä ei pitänyt käydä. Museoalalla on koko 2000-luvun ollut yhteisymmärrys siitä, miten kokoelmia kartutetaan harkitusti ja valikoiden. Uusi aineisto pitäisi luetteloida heti ja takautuvalla luetteloinnilla nostetaan digitointiasteet ylös. 

Vaikka valokuvakokoelmien kattava digitointi ja kuvakohtainen luettelointi tuntuvat näillä kuvamäärillä utopialta, esinekokoelmien osalta näin ei pitäisi olla – luetteloimaton esine vie vain kallista varastotilaa, siitä ei tiedetä mitään eikä sitä osata käyttää. Museokohtaisia eroja on toki paljon, mutta luvut kertovat, että alalla puhutaan yhtä ja tehdään toista.

Työprosesseja kyseenalaistamalla kokoelmatyön tuottavuutta voisi kuitenkin nostaa. Keskimäärin yhden minuutin nopeampi luettelointi vapauttaisi noin viisi lisähenkilötyövuotta luettelointiin. Asiakkaiden näkökulmasta se mahdollistaisi karkeasti arvioiden 10 000 digitoitua esinettä tai 20 000 valokuvaa enemmän vuodessa (jos oletamme, että yhden esineen digitoi keskimäärin tunnissa ja kuvan puolessa tunnissa). 

Luettelointiprosessia pitäisi nopeuttaa kahdeksalla minuutilla, että museokokoelmiin vuoden aikana karttuneet esineet saataisiin digitoitua ja enemmän, jos takautuvaa luettelointia halutaan edistää.

Mikäli tuottavuutta ei onnistuta nostamaan, tarvittaisiin luettelointivajeen kuromiseen aika paljon lisärahoitusta. Vuosien 2007–2012 luettelointivauhdilla digitointirahaa olisi pitänyt olla puolitoista miljoonaa euroa enemmän vuodessa, että edes esinekokoelmien vuosittainen kartunta olisi saatu luetteloitua. Vasta sitä suuremmilla summilla olisi takautuva luettelointikin edistynyt. Tässä taloustilanteessa tuntuu siltä, että museoiden on pakko kehittää työtapojaan, jos luettelointivaje halutaan kuriin.

Helmikuun lopussa Museo 2015 -hanke julkaisi uudet luettelointiohjeet, joiden voisi toivoa parantavan kokoelmatyön tuottavuutta. Olisiko siellä uusia vinkkejä kokoelmien nopeampaan ja tehokkaampaan luettelointiin?

Luettelointiohjeissa on paljon hyvää. Ennen muuta ne luovat selvät säännöt tietojen merkitsemiselle: esimerkiksi esineen mitat tulisi ilmoittaa samalla tavalla kaikissa maan museoissa. Brittiläiseen SPECTRUM-standardiin perustuvia ohjeita on yli 500, joten jokaiseen kysymykseen tuntuu vastaus löytyvän. 

Ohjeen massivisuuteen liittyy toisaalta myös sen heikkous: merkitysten purkaminen pieniin osiin johtaa siihen, että luetteloijan täytyy yksittäistä objektia luetteloidessaan vastata todella moneen kysymykseen. Työ alkaa näin väistämättä hidastua ja tuottavuus kärsii.

Meille nopean luetteloinnin ystäville on kuitenkin laadittu ohjeet vähimmäistiedoista. Mutta näitäkin on peräti 36 kappaletta – enemmän kuin perinteisiin pahvikortteihin edes mahtui. Monissa pätevissä järjestelmissä ei ole näin montaa kenttää edes käytössä.

Minä en oikein ymmärrä, miksi kaiken luetteloinnin pitäisi olla näin pedanttia. 

Samat vähimmäistiedot eivät ole oleellisia jokaisen esineen, valokuvan tai kokoelman kannalta: esimerkiksi kahvikupin halkaisijalla, matkapuhelimen materiaalilla, postimerkin omistushistorialla tai takavuosina kokoelmiin päätyneen valokuvan hankintaperusteilla ei usein ole sellaista merkitystä, että sitä kannattaisi selvittää. Vaikuttavuuden ja asiakkaiden näkökulmasta olisi monesti fiksumpaa käyttää aika seuraavaan objektiin ja luettelointivajeen kuromiseen.

Luettelointiohjeet ovat kovin kunnianhimoiset ja niistä huokuu luetteloinnin laatutason eikä määrän korostaminen. Jo vähimmäistasolla tehtävä luettelointi edellyttää syvällistä perehtymistä luetteloitavaan aihepiiriin, yksittäisen objektin kulttuurihistoriaan ja kokoelmahistoriaan. Kuitenkin digitointityötä tehdään paljolti työllistämisprojektien, harjoittelijoiden ja vapaaehtoisten voimin. 

Vähimmäistiedot pitäisi kai asettaa sellaiselle tasolle, että maallikonkin voi opettaa niillä luetteloimaan. Parhaiden asiantuntijoiden työaikaa pitäisi sitten kohdentaa tietojen valikoivaan täydentämiseen ja avainobjektien perusteelliseen tutkimusluettelointiin. Neljän miljoonan esineen luettelointivajetta ei voi purkaa kuin reippaalla pikadigitoinnilla ja poistoilla.

Oma vaikutelmani on se, että konservatiivinen SPECTRUM-standardi ja siitä johdettu luettelointiohje palvelevat parhaiten niitä harvoja museoita, joilla on rajallinen mutta hyvin luetteloitu kokoelma sekä jo entuudestaan raskassoutuinen ohjelma käytössä. Museot, jotka taas painivat suurten luetteloimattomien kokoelmien kanssa, joutuvat miettimään uudenlaisia työtapoja ja kyseenalaistamaan perinteisiä työprosesseja. 

Mitä asioita halutaan luetteloida ja missä kohtaa tingitään luetteloinnin laadusta? Tämä voi tarkoittaa esineen fyysisen kuvailun, mittaamisen, taustoittamisen tai hankintatietojen karsintaa, objektien eräkohtaista luettelointia, työnkulun hiomista ja erilaisia luovia tapoja nopeuttaa prosesseja. Vähimmäisohjeista on uskoakseni pakko tinkiä, ettei luettelointivaje enää kasva.

Kaipaan uuden sukupolven ohjelmia – nykyiset kokoelmajärjestelmäthän ovat pohjimmiltaan perinteisten pahvikortistojen sähköistettyjä versioita. Objektikohtainen kortistointimme on osoittautunut liian hitaaksi työtavaksi, kun edes viimeisen viiden vuoden aikana emme ole museoalana pystyneet luetteloimaan vuosittaista kartuntaamme.

Itse uskon siihen, että luetteloinnin työtavat tulevat vielä muuttumaan rajusti. Voisiko kone joskus hoitaa mekaanisen kirjaamisen luetteloijan keskittyessä merkitysten tuottamiseen? Luetteloinnin ytimessä voisi tulevaisuudessa olla museo-objektien kiinnittäminen ilmiöihin, aikakausiin, paikkoihin tai tarinoihin – ja näitä kytköksiä rakennettaisiin yhdessä meidän asiakkaiden kanssa.

Kalle Kallio 

Kirjoittaja on Suomen museoliiton varapuheenjohtaja,
joka työskentelee museonjohtajana Työväenmuseo Werstaalla.